We hebben allemaal dezelfde 24 uur in een dag, maar soms lijkt het alsof sommige mensen veel meer gedaan krijgen dan anderen. Het geheim? Efficiëntie. Door slimmer te werken in plaats van harder, kun je meer werk verzetten in dezelfde tijd en je productiviteit dus flink verbeteren. Hier zijn acht praktische tips om je te helpen meer gedaan te krijgen.
Maak gebruik van time blocking
Timeblocking is een krachtige techniek waarbij je je dag opdeelt in blokken van tijd voor specifieke taken of activiteiten. Door een duidelijk schema te maken en je eraan te houden, kun je jezelf dwingen om gefocust te blijven en je tijd effectief te gebruiken.
Reken af met tijdverspillers
Breng in kaart wat de grootste tijdverspillers in je dagelijkse routine zijn en neem stappen om met ze af te rekenen. Dit kunnen zaken zijn zoals overmatig scrollen op sociale media, te veel tijd besteden aan e-mails of te vaak je inbox checken of onnodige vergaderingen bijwonen. Door deze tijdverspillers aan te pakken, creëer je ruimte voor meer productieve activiteiten.
Gebruik de 2-Minuten Regel
De 2-minuten regel, geïntroduceerd door productiviteitsgoeroe David Allen, stelt dat als een taak minder dan 2 minuten kost om te voltooien, je deze meteen moet doen in plaats van uit te stellen. Door kleine taken direct af te handelen, voorkom je dat ze zich opstapelen en meer tijd in beslag nemen dan nodig is.
Investeer in tijdregistratie software
Meten is weten, dit gegeven is van groot belang als je meer werk in dezelfde tijd wilt verzetten. Door middel van tijdregistratie kom je er namelijk achter welke taak je hoeveel tijd kost. Met de inzichten kun je vervolgens gaan onderzoeken of tijdrovende taken efficiënter uitgevoerd kunnen worden. We raden je dan ook van harte aan om in software voor tijdregistratie te investeren.
Als je veel op projectbasis werkt is het ook interessant om te investeren in software voor projectregistratie. Hiermee kun je op ieder onderdeel van het project uren toeschrijven en met de inzichten je efficiëntie verbeteren.
Gebruik slimme technologieën
Maak gebruik van technologische hulpmiddelen en apps die je kunnen helpen bij het stroomlijnen van je werkprocessen en het automatiseren van routinetaken. Of het nu gaat om projectmanagementsoftware, boekhoudsoftware, taakbeheer-apps of communicatietools, de juiste technologie kan je tijd besparen en je productiviteit verhogen.
Multitasking werkt niet
Hoewel multitasking misschien efficiënt lijkt, leidt het in de meeste gevallen tot verlies van productiviteit en kwaliteit. Je bent meestal productiever als je je op één taak tegelijk focust. Probeer het maar eens, je zult merken dat je meer gedaan krijgt en betere resultaten behaalt.
Neem pauzes
Meer werk verzetten door pauzes te nemen? Jazeker! Het nemen van pauze is belangrijk om gedurende je dag gefocust en energiek te blijven. Plan korte pauzes tussen taken of werkperioden om je geest te verfrissen en vermoeidheid te verminderen.
Leer om te delegeren
Wees niet bang om taken te delegeren als je overweldigd bent of als iemand anders beter geschikt is om ze uit te voeren. Het delegeren van taken geeft je meer tijd en ruimte om je te concentreren op taken die echt jouw expertise vereisen, waardoor je meer werk kunt verzetten in dezelfde tijd.
Iedere stap is vooruitgang
Misschien voelt het wat overweldigend om alle besproken tips direct toe te gaan passen in je dagelijkse werk. Maar je kunt de tips ook stuk voor stuk toepassen. Zo word je steeds beter in het verzetten van veel werk in dezelfde tijd. Bedenk dat iedere stap die je zet vooruitgang is. Zet hem op!
