Nederland telt steeds meer zelfstandig ondernemers. De grens van twee miljoen is recent zelfs overschreden, becijferde de KvK. Die ondernemers doen allemaal wat anders. Ze werken in de bouw of in de zorg, hebben een eetcafé of een camping of zijn consultant, cabaretier of advocaat. De grote gemene deler is dat ze allemaal een boekhouding (moeten) runnen.
EFFICIENCY IS KEY
Nog een rode draad: het overgrote deel van die ondernemers is het liefst zo min mogelijk tijd kwijt aan die administratie. Als zzp’er (en dat zijn de meesten) houden ze zich liever bezig met hun business – hun tijd is kostbaar. Logisch dus dat ze van een compleet boekhoudprogramma vooral verwachten dat het hen tijd – en als het even kan ook kosten – bespaart. Anders gezegd: efficiency is het sleutelwoord.
Een goed boekhoudprogramma voor ZZP focust er dan ook sterk op hoe je je financiële administratie zo efficiënt mogelijk voert, en investeert dus volop in automatisering van functies en in koppelingen met banken, administratieve softwarepakketten en kassasystemen. Praktische functies en slimme tools die goed aansluiten bij de werkzaamheden in het bedrijf maken zo’n compleet boekhoudprogramma bij uitstek geschikt voor de ondernemer die meer te doen heeft dan zijn administratie bijwerken.
HANDIGE TOOLS
Een paar praktische voorbeelden van efficiency zijn Scan & Herken (fotografeer bonnetjes en boek ze direct in je administratie), AutoCollect (automatisch ophalen van facturen op portalen van leveranciers), een koppeling met de Belastingdienst voor je btw-aangifte en bankkoppelingen.
Een boekhoudprogramma voor zzp heeft natuurlijk ook een uitgebreide factuurmodule. Hoe vollediger het deel van de facturatie, hoe handiger voor de ondernemer. Volledig moet ook wel echt volledig zijn. Dus van offerte tot en met betaalherinnering. Automatische incasso. Abonnementen in rekening kunnen brengen. Pro-forma facturen maken. Geregistreerde uren en kilometers omzetten in een factuur inclusief specificatie. Ondernemers die dat allemaal in hun boekhoudprogramma zpp kunnen inregelen, slaan écht een efficiencyslag.
APP IS TIJDWINST
Zijn alle repetitieve, administratieve taken geautomatiseerd in een compleet boekhoudprogramma, dan weet je zeker dat je tijdwinst gaat boeken. En dus kosten gaat besparen. Ook heel handig in dat kader, en nog relatief nieuw is een app waarmee je facturen kunt maken en sturen, overal en altijd inzicht hebt in je financiële status en je uren en kilometers kunt registreren. Met zo’n app wordt ‘even de administratie doen’ letterlijk een taakje tussendoor.
JOUW ROL EN DIE VAN JE BOEKHOUDER
Vooropgesteld: geen ondernemer is hetzelfde. De ene zzp’er is de andere niet. Een boekhoudprogramma dat zich honderd procent voegt naar jouw bedrijf is dus waarschijnlijk een illusie. Toch zijn er complete boekhoudprogramma’s die aardig in de buurt komen. Die bieden geen one size fits all maar geven je een aantal opties om je programma zoveel mogelijk af te stemmen op de manier waarop jij je administratie wilt voeren.
Dat gaat ook over de vraag hoe je met je boekhouder werkt. Wil jij zoveel mogelijk zelf doen en je boekhouder alleen laten controleren? Of beperk je je liever tot het beheren van je inkomsten en uitgaven, en leg je de rest van de administratie met plezier neer bij je adviseur? Zorg dat je dat helder hebt!
Ook kun je kritisch kijken naar de geboden functionaliteit: het ene abonnement biedt basisfunctionaliteit tegen een aantrekkelijke prijs, het andere abonnement juist een uitgebreid scala aan tools en koppelingen waarmee je een grotere administratie eenvoudig en compleet kunt inrichten. Het hangt er maar net vanaf waar jij behoefte aan hebt, en wat je wilt of moet kunnen doen op administratief vlak.
